Une trousse pour vous guider dans la planification de vos événements

Gabarit : Échéancier

L'échéancier est votre outil en événementiel pour organiser, coordonner, anticiper les problèmes, optimiser les ressources, faciliter la communication et assurer une exécution efficace.

Le diagramme de Gantt est un outil optimal pour la gestion de projet. Celui-ci offre une vue d'ensemble et permet un suivi du progrès en continu, ce qui en fait un outil précieux.

Nous vous offrons ce gabarit qui sera votre meilleur allié lors de l’organisation de votre événement.

Gabarit : Scénario

Un scénario détaillé est un document qui décrit minutieusement, minute par minute, chaque aspect de l'événement, depuis son début (montage) jusqu'à sa conclusion (démontage). Il offre un aperçu complet de la séquence des activités, des détails logistiques, des responsabilités des intervenants, des flux de communication, et plus encore.

Nous vous offrons ce gabarit indispensable lors du Jour J.

La communication efficace d'un événement est essentielle pour assurer son succès. Un bon plan de communication maximise la participation, crée de l'anticipation, et réduit les désistements en fournissant des informations précises. Une communication cohérente et engageante facilite le réseautage, contribue à la satisfaction des participants, et génère un impact financier positif.

Voici un guide qui vous permettra d'établir un bon plan de communication.

Aide-mémoire : Audiovisuel

L'aspect audiovisuel d'un événement est crucial pour garantir une expérience réussie et engageante pour les participants. Nous recommandons fortement de travailler en étroite collaboration avec des professionnels de l'audiovisuel pour garantir une exécution sans accroc. 

Nous vous offrons cet aide-mémoire qui fera le tour de l'aspect audiovisuel de votre événement.

Lors de la visite d'une salle ou d'un site pour un futur événement, il est important de prendre en compte de nombreux éléments pour vous assurer que l'espace répond à vos besoins et exigences. Voici une liste de choses à regarder ou à penser lors de cette visite :

Voici donc un aide-mémoire pour ne rien oublier lors d'une visite de site.

Aide-mémoire : Décor et ambiance

Le décor et l'ambiance d'un événement ne sont pas simplement des éléments esthétiques, mais des composantes essentielles de l'expérience globale des participants. Ils contribuent à créer un environnement propice à l'engagement et à l'interaction, renforçant ainsi le succès de l'événement dans son ensemble.

Voici un aide-mémoire pour vous guider dans la planification de votre décor et de votre ambiance.

La nourriture et boisson sont des éléments essentiels pour créer une expérience globale positive pour les participants. Une planification soignée et une attention particulière à la qualité de ces éléments contribueront grandement à la réussite de votre événement.

Voici un aide-mémoire pour planifier la portion Nourriture et boisson de votre événement.

En événement, il faut toujours prévoir qu’il y aura des imprévus. S’imaginer les pires scénarios, juste au cas où. Un outil qui est indispensable sur chaque événement est la boîte de production. Elle doit contenir tout ce qu’il faut pour les ‘’au cas où’’. En passant par crayons, stylo, ciseau, tape jusqu’à des produits nettoyants, trousse de premiers soins et matériel électronique (rallonge, prise, batterie, etc.

Nous avons préparé une liste de tout le matériel qui peut être nécessaire lors d’un événement.

Une fiche fournisseur est un document qui fournit des informations essentielles et les détails globaux d'un événement pour le fournisseur. Elle est un outil de référence précieux pour garantir que tous les aspects de l'événement sont pris en compte et que les conditions nécessaires sont réunies pour sa réussite.

Voici un gabarit de fiche fournisseur à utiliser lors de vos événements :